Fonction
Compétences organisationnelles :
- Agir avec intégrité et professionnalisme : agir dans le respect des normes de bonnes pratiques professionnelles et veiller à la primauté de l’intérêt général sur les intérêts particuliers.
- Déontologie : se montrer capable de faire preuve de droiture, de réserve, de respect des réglementations et de la hiérarchie dans l’exercice de sa fonction.
Compétences liées à la fonction :
Activités prioritaires demandées par la fonction (liste non exhaustive) :
- Assurer le suivi des courriers, de la correspondance.
- Assurer le suivi des décisions de collège ou de conseil.
- Classer les données, les informations, les courriers, les dossiers.
- Compléter les données dans les documents types et/ou dans les bases de données.
- Encoder et enregistrer des données (des chiffres/du texte) pour mettre les informations à jour.
- Photocopier des documents, des dossiers.
- Préparer les documents pour les réunions.
- Dactylographier des notes, des courriers… sur base de consignes précises, sans faire d’erreurs d’orthographe et de contenu.
- Informer et discuter avec le conseiller en prévention SIPP dans le cadre de l’analyse des risques annuelle.
- Mettre sous pli les courriers à envoyer.
- Prendre connaissance des informations dans un dossier ou une base de données et fournir les pièces, documents demandés.
- Prendre connaissance des informations sur Internet et intranet.
- Prendre connaissance sur la demande des interlocuteurs pour mieux y répondre.
- Répondre aux appels téléphoniques.
- Collaborer avec les membres du service et les usagers.
- Orienter les visiteurs du service vers la personne ressource, le gestionnaire de son dossier.
- Participer aux réunions de service.
- Se montrer accueillant avec le public interne et externe.
- Adaptation à une grande variété de situations ou d’interlocuteurs.
- Se soucier de la qualité du service rendu au public de l’organisation.
- Se référer aux règles juridiques en application dans le domaine concerné par les dossiers.
- Gérer les dossiers en respectant la procédure.
Complémentairement à ces activités prioritaires, il/elle pourrait également être amené(e) à (liste non exhaustive) :
- Se montrer discret concernant les informations délicates ou confidentielles pour les personnes concernées par les dossiers.
- Clarifier la demande des visiteurs du service.
- Rechercher des informations pour éclairer les situations relatives aux dossiers.
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