Appel à Partenariat – Organisation de la Fête Nationale 2026

Le présent appel à partenariat a pour objet la désignation d’un partenaire unique chargé d’assurer l’exploitation complète de l’espace bar, la gestion logistique essentielle liée à cette activité, ainsi que la prise en charge des démarches et autorisations administratives nécessaires dans le cadre de l’organisation de la Fête Nationale d’Aubange, prévue le samedi 25 juillet 2026 sur la Place du Brüll.

Cet appel est exclusivement ouvert aux Associations Sans But Lucratif (ASBL) reconnues et établies sur le territoire de la Ville d’Aubange. Seules ces entités sont habilitées à introduire une candidature dans le cadre du présent dispositif.

Organisateur : ADL (Agence de Développement Local), mandatée par la Ville d’Aubange.

Le partenaire sélectionné assurera l’exploitation complète de l’espace bar pendant toute la durée de l’événement, incluant :

• L’installation, l’approvisionnement et la gestion des boissons alcoolisées et non alcoolisées, en stricte conformité avec la législation belge en vigueur ;
• La gestion des stocks, du personnel dédié et de la sécurité de l’espace bar (contrôle d’accès, respect des jauges, normes d’hygiène et de sécurité) ;
• L’application de tarifs attractifs, raisonnables et accessibles au grand public.

Le partenaire mettra gratuitement à disposition des boissons nécessaires aux artistes, intervenants et organisateurs, selon les besoins convenus.

La mise en œuvre d’un système de gobelets consignés est obligatoire.
Le partenaire détaillera dans son offre les modalités opérationnelles complètes du système proposé, incluant :

• Le montant de la caution ;
• Les procédures de collecte, lavage et contrôle d’intégrité;
• Les conditions de restitution et de suivi.

Le partenaire mettra en place, à ses frais, une plateforme centralisée de paiement et de gestion des ventes, commune à tous les stands (bar et alimentation), permettant :

• L’acceptation des paiements électroniques (cartes, Bancontact, mobiles) ;
• L’encodage obligatoire de chaque transaction (cash ou électronique) en temps réel ;
• La transmission des données de vente (volumes, montants, horaires, par stand) à l’organisateur ;
• La production de rapports analytiques post-événement.

Le partenaire garantit le respect des obligations légales :

• Acceptation des espèces obligatoire pour les ventes en présentiel (art. IX.120 CDE) ;
• Information claire du public sur les moyens de paiement acceptés ;
• Vérification régulière par le partenaire que chaque stand encode bien toutes ses ventes dans la plateforme (contrôles aléatoires, accès caisses physiques).

Pénalités : 50€ par transaction non-encodée constatée (plafond : 10% des recettes du stand).

Le partenaire pourra participer à la sélection, la coordination et le suivi des prestataires de nourriture (food trucks, stands sucrés/salés), privilégiant les options bio, saines et locales. Chaque prestataire fournira gratuitement un repas aux artistes, intervenants et organisateurs selon les besoins convenus.

Le partenaire prendra en charge :

• La promotion de l’événement (diffusion de supports, animation des réseaux sociaux) ;
• La mise en place du marquage, de la signalétique et de la délimitation des espaces (barrières, gestion des flux publics).

Le partenaire s’engage à obtenir toutes les autorisations requises pour l’exploitation du bar, notamment :

• L’autorisation de vente de boissons alcoolisées ;
• L’autorisation d’occupation temporaire du domaine public ;
• La soumission du plan d’implantation conforme aux réglementations locales.

Le partenaire est autorisé, à sa seule discrétion, à solliciter des sponsors pour un soutien financier complémentaire à l'événement.

Condition obligatoire : Tout montant obtenu via sponsoring devra être versé intégralement sur le compte bancaire de la Ville d'Aubange, avant le début de l'événement.

Le partenaire fournira au préalable les identités des sponsors et les engagements écrits pour validation par l'organisateur, afin d'assurer la compatibilité avec les objectifs de l'événement et les réglementations en vigueur (transparence, conflits d'intérêts).

• Bénéfice exclusif des recettes générées par l’activité du bar ;
• Visibilité renforcée via l’intégration de son logo sur l’ensemble des supports de communication ;
• Soutien logistique de l’ADL et de la Ville d’Aubange.

Les candidatures seront évaluées sur les points suivants :

1. Expérience et capacité opérationnelle (60% total) :
   1. Nombre d'événements d'envergure déjà géré (30%).
   1. Clarté et réalisme du plan de gestion du bar (offre, personnel, sécurité, gobelets réutilisables, paiement électronique,...) (30%).
2. Proposition financière et logistique (40% total) :
   1. Compétitivité du prix moyen pondéré des principales boissons proposées (20%).
   1. Adéquation et qualité du matériel de bar disponible pour l'événement et pertinence de la stratégie de gestion des prestataires nourriture  (20%).

Les ASBL intéressées transmettront un dossier complet comprenant :

1. Raison sociale, numéro d’entreprise et adresse du siège social ;
2. Description détaillée de l’expérience en gestion de bars/événements similaires ;
3. Proposition tarifaire détaillée (bières, softs, etc.) ;
4. Moyens humains mobilisés (planning, qualifications) ;
5. Moyens matériels disponibles (bar, tonnelles, fournisseur gobelets, système de paiement électronique,...) ;
6. Liste des prestataires alimentaires envisagés (spécialités, options bio/locales) ;
7. Références d’événements ou clients précédents.

Date limite de candidature : 30/03/2026 à 12h00

Contact : ADL AUBANGE

Envoi des candidatures : adl@aubange.be