Organisation d’événements : passons au formulaire numérique !

À partir du 1er avril 2026, toutes les demandes d’autorisation ou de déclaration d’événements devront obligatoirement être introduites via le formulaire en ligne. Le dépôt d’un formulaire papier ne sera désormais plus accepté au sein de notre ville.

Cette évolution s’inscrit dans la continuité d’un dispositif déjà accessible depuis plusieurs mois. Les organisateurs peuvent en effet introduire leurs demandes au moyen du formulaire numérique développé par le cabinet du Gouverneur de la Province de Luxembourg : https://demeve.luxembourg.be/ .

Un outil que certains connaissent (et utilisent!) déjà puisque nous faisions partie des "communes tests" avant son lancement officiel il y a quelques mois.

Cette plateforme permet une gestion centralisée, cohérente et sécurisée des dossiers liés aux manifestations.

Jusqu’à présent, une version papier restait tolérée. À compter du 1er avril 2026, seul le formulaire en ligne fera foi pour l’introduction de toute demande d’événement. Le document word ne sera donc plus à compléter.

Chaque organisateur est invité à créer un compte personnel sur la plateforme. Celui-ci permet notamment :

• d’introduire de nouvelles demandes
• d’enregistrer des brouillons
• de suivre l’état d’avancement des dossiers

Une fois complétée, la demande est automatiquement transmise aux services concernés, notamment le coordinateur PLANU et les services de secours.

L’utilisation du formulaire en ligne n’exonère pas de la transmission des pièces nécessaires à l’analyse du dossier. Il convient notamment de joindre :

• l’annexe relative au dossier sécurité (matériel, communication, etc.)
• les parcours précis, présentés sur une carte
• les plans des installations, idéalement en vue aérienne (via Wallonmap, par exemple)

Le recours exclusif au formulaire en ligne permet :

• un traitement plus rapide et plus efficace des demandes
• une réduction des risques d’erreurs
• une diminution des échanges papier, au bénéfice de tous

Le service manifestations reste à votre disposition pour toute question ou difficulté liée à la procédure.